Nebenkostenabrechnung: Frist im Blick.

Vermieterinnen und Vermieter müssen über Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum, der am 31.12.2025 endet, läuft die Frist also am 31.12.2026 ab. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter — nicht das Datum auf der Abrechnung und nicht der Tag der Aufgabe zur Post.

Versäumen Sie diese Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Es handelt sich um eine echte Ausschlussfrist. Eine Ausnahme greift nur, wenn Sie die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben — etwa weil ein Dritter (Versorger, Messdienstleister) die nötigen Werte zu spät geliefert hat. Ein Guthaben zugunsten des Mieters müssen Sie dagegen immer auszahlen, auch nach Fristablauf.

Nach Zugang der Abrechnung hat der Mieter zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB) — etwa gegen einzelne Positionen, den Umlageschlüssel oder nicht umlagefähige Kosten. Lässt der Mieter diese Frist verstreichen, sind spätere Einwendungen ausgeschlossen, sofern er die Verzögerung zu vertreten hat. Die Frist läuft ab dem tatsächlichen Zugang; ist dieser nicht bekannt, rechnet unser Tool konservativ ab dem spätestmöglichen Zugang.

Auch eine fristgerecht gestellte Nachforderung kann verjähren. Es gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden und fällig geworden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Ist der Anspruch 2025 fällig geworden, endet die Verjährung am 31.12.2028. Nach Ablauf kann der Mieter die Zahlung verweigern.