Betriebskostenabrechnung
Die Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich „Nebenkostenabrechnung“) gleicht die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters mit den tatsächlich angefallenen, umlagefähigen Kosten eines Abrechnungszeitraums ab. Sie ist formgebunden, fristgebunden und einer der häufigsten Streitpunkte im Mietrecht. Rechtsgrundlage sind § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Welche Kosten sind umlagefähig?
Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV abschließend aufgezählten Betriebskosten — also laufende Kosten des Betriebs, nicht der Instandhaltung. Der Mietvertrag muss die Umlage vereinbaren.
| Umlagefähig (§ 2 BetrKV) | Nicht umlagefähig |
|---|---|
| Grundsteuer | Instandhaltung & Reparaturen |
| Wasser, Abwasser, Entwässerung | Verwaltungskosten / Hausverwaltung |
| Heizung & Warmwasser | Erhaltungsrücklage (bei Miete) |
| Aufzug, Straßenreinigung, Müll | Kontoführungs- & Bankgebühren |
| Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung | Leerstandskosten |
| Hauswart, Versicherungen, Schornsteinreinigung | Reparaturrücklagen |
Umlageschlüssel
Der Verteilungsmaßstab bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die Mieter verteilt werden. Ist nichts vereinbart, gilt die Wohnfläche (§ 556a BGB). Heizkosten müssen abweichend zu mindestens 50 bis maximal 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden (Heizkostenverordnung).
- Nach Wohnfläche (gesetzlicher Standard)
- Nach Personenzahl
- Nach Verbrauch (Zähler) — bei Heizung/Warmwasser zwingend anteilig
- Nach Wohneinheiten
Fristen
Der Vermieter muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Versäumt er die Frist, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen — ein Guthaben des Mieters bleibt jedoch auszahlungspflichtig. Der Mieter wiederum muss Einwendungen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben.
Heizkosten: 15 % Kürzungsrecht
Wird verbrauchsabhängig zu erfassende Heizenergie entgegen der Heizkostenverordnung nicht nach Verbrauch abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).
Formelle Anforderungen
Eine formell wirksame Abrechnung muss für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar sein und mindestens enthalten: Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels, Berechnung des Anteils des Mieters sowie Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Der Mieter hat zudem ein Recht auf Belegeinsicht.
Häufige Fehler
Nicht umlagefähige Positionen (z. B. Reparaturen, Verwaltungskosten) tauchen in der Abrechnung auf, der Abrechnungszeitraum überschreitet 12 Monate, oder Leerstandskosten werden auf Mieter umgelegt. Jeder dieser Fehler kann die Abrechnung angreifbar machen.
Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzeslage, Steuerrecht und Rechtsprechung können sich ändern; Angaben ohne Gewähr. Im Einzelfall sollten Sie fachkundigen Rat einholen.
Verwandte Begriffe
Betriebskosten
Die laufenden Kosten des Eigentums am Grundstück und Gebäude, die nach BetrKV auf den Mieter umgelegt werden können (§ 1 BetrKV).
Umlageschlüssel
Der Verteilungsmaßstab, nach dem Betriebskosten auf die einzelnen Mieter oder Einheiten aufgeteilt werden.
Heizkostenabrechnung
Die überwiegend verbrauchsabhängige Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung.
Fristen in der Hausverwaltung
Übersicht der wichtigsten gesetzlichen Fristen für Miet- und WEG-Verwaltung in Deutschland — von der Betriebskostenabrechnung bis zur Beschlussanfechtung.